City of Oakland
Office of the City Clerk
Oakland City Hall
1 Frank H. Ogawa Plaza
Oakland, California 
94612
Ceda Floyd, City Clerk
  
     
    Online Meeting Minutes  - Final  
     
    *Finance & Management Committee  
     
   
 
Oakland City Hall, 1 Frank H. Ogawa Plaza, Oakland, California 94612
 
City of Oakland Website:  http://www.oaklandnet.com
  
 
Tuesday, December 9, 2003   2:30 PM   Hearing Room One - 1st Floor  
   
 
 
 
 
The Oakland City Council Finance and Management Committee convened at 2:30 p.m., 
with Councilmember Wan presiding as Chairperson.
  
 
  Roll Call / Call to Order  
 
Councilmember Present:   Member De La Fuente, Member Brunner, Chair Wan and Member Nadel  
 
 
1   Approval of the Draft Minutes from the Committee Meeting held on October 28, 2003  
 
A motion was made by Member De La Fuente, seconded by Member Nadel, to *
Approve the Minutes. The motion carried by the following vote:
  
 
Councilmember Aye:  
Member De La Fuente, Member Brunner, Chair Wan and Member 
Nadel
  
   
 
2   Determination of Schedule of Outstanding Committee Items  
 
A motion was made by Member Nadel, seconded by Member Brunner, to *
Approve with the following amendments. The motion carried by the following 
vote:
  
 
Councilmember Aye:  
Member De La Fuente, Member Brunner, Chair Wan and Member 
Nadel
  
   
 
  From January 2004  
 
1.  
A request from the December 9, 2003 Finance and Management Committee to 
reschedule an Informational Report regarding the Fiscal Year 2002-2003 
Fourth Quarter Performance Measurements
  
   
  *Withdrawn with No New Date  
 
2.  
A request from the December 9, 2003 Finance and Management Committee to 
reschedule an Informational Report regarding Fiscal Year 2003-2004 
Performance Measurements
  
   
  *Withdrawn with No New Date  
 
  From Pending/No Specific Date  
 
3.   An Informational Report regarding fiscal year 2001-02 ICMA Benchmarking Report  
  *Withdrawn with No New Date  
 
4.  
An Informational report regarding fiscal year 2002-03 Second Quarter Performance 
Measurement Report
  
   
  *Withdrawn with No New Date  
 
9.  
Subject:     Oakland Municipal Code Chapter 2.04
From:          Finance and Management Agency
Recommendation: Adopt an Ordinance amending Ordinance No. 7937 C.M.S., 
adopted February 6, 1969, and amendments thereto, codified at Oakland 
Municipal Code Title 2, Chapter 2.04,  Purchasing System, Article I, Bidding, 
Contracting and Purchasing, to increase the City Manager's contract approval 
limits, revise City Council approval limits accordingly, revise the local business 
preference, make necessary corrections, clarifications, delete obsolete 
provisions and codify current procedures
  
   
 
Attachments:
  
0289.pdf,
Item 3 1-27-04.pdf
  
   
  Scheduled to the *Finance & Management Committee  
 
Attachments:
   Item 2 12-9-03.pdf  
   
 
3  
Subject:     Off-Site Real Time Closed Captioning Stenography Services
From:          Office of the City Clerk
Recommendation: Adopt a Resolution authorizing the City Manager to execute 
a professional services contract with Rapidtext for off-site real time closed 
captioning stenography services for the Concurrent Redevelopment Agency/
Oakland City Council and Committee meetings in an amount not to exceed 
ninety thousand dollars ($90,000) per year for the period from January 1, 2004 
through June 30, 2005 and authorizing the City Manager to execute a two year 
extension of the contract for an additional amount not to exceed ninety 
thousand dollars ($90,000) per year
  
   
 
Attachments:
  
15.1 12-16-03.pdf,
78268 CMS.pdf,
Item 3 10-14-03.pdf,
Item 3 12-9-03.pdf,
Item 3 SUP12-9-03.pdf
  
   
 
The following individuals spoke against this item:
- Floyd Lee Fawcett
- Sanjiv Handa
- Jane James
 
The Committee directed staff to prepare a Supplemental report with Rapidtext's 
statistics of Oakland residents as personnel.
  
 
A motion was made by Member Nadel, seconded by Chair Wan, that this matter 
be *Approve the Recommendation of Staff, and Forward to the Concurrent 
Meeting of the Oakland Redevelopment Agency / City Council,   due back on 
December 16, 2003. As a Non-Consent Item. The motion carried by the following 
vote:
  
 
Councilmember Abstained:   Member Brunner  
 
 
 
Councilmember No:   Member De La Fuente  
 
 
 
Councilmember Aye:   Chair Wan and Member Nadel  
 
 
 
Enactment No: 78268
  
 
 
4  
Subject:     Salary Plan Recommendations
From:          Office of the City Manager
Recommendation: A continued discussion of a report and recommendations 
regarding the preliminary salary plan recommendations for executive, 
management and unrepresented classifications
  
   
 
Attachments:
  
Item 4 12-9-03.pdf,
Item 5 10-14-03.pdf,
Item 5 SUP 10-14-03.pdf,
Item 7 - 01.13.04.pdf,
Item 8 10-28-03.pdf,
S- 20.pdf,
S-24 Supplemental.pdf,
S-24.pdf
  
   
 
The Committee moved, seconded and carried a motion to approve staff's 
recommendation implementing a general increase to U31 and UK1 classifications and a 
3% employee retirement contribution in Fiscal Year 2004-2005, and approval of  future 
general and merit increases for U31 classification employees comparable to increases 
for Local 21.
 
The Committee requested a supplemental report that compares executive management 
salaries to the salaries of staff just below the executive level showing the numeric and 
percentage variance.
  
 
A motion was made by Member Brunner, seconded by Chair Wan, that this 
matter be *Approve the Recommendation of Staff, and Forward to the 
Concurrent Meeting of the Oakland Redevelopment Agency / City Council,   due 
back on December 16, 2003. As a Non-Consent Item. The motion carried by the 
following vote:
  
 
Councilmember Aye:  
Member De La Fuente, Member Brunner, Chair Wan and Member 
Nadel
  
   
 
5  
Subject:     Central District Urban Renewal Plan
From:          Community and Economic Development Agency
Recommendation: Adopt an Ordinance amending the Central District Urban 
Renewal Plan to eliminate the time limit on establishing debt
  
   
 
Attachments:
  
10.12CC.pdf,
10.21CC 12-16-03.pdf,
Item 5 12-9-03.pdf
  
   
 
A motion was made by Member De La Fuente, seconded by Member Nadel, that 
this matter be *Approve the Recommendation of Staff, and Forward to the 
Concurrent Meeting of the Oakland Redevelopment Agency / City Council,   due 
back on December 16, 2003. As a Consent Calendar Item. The motion carried by 
the following vote:
  
 
Councilmember Aye:  
Member De La Fuente, Member Brunner, Chair Wan and Member 
Nadel
  
   
 
6  
Subject:     Master Fee Schedule
From:          Finance and Management Agency
Recommendation: Adopt the following legislation:
 
(1)     Adopt an Ordinance amending Ordinance Number 9336 C.M.S. (Master 
Fee Schedule), as amended, to increase the fee collected on delinquent 
accounts; to increase the fee imposed for the delivery of information relating to 
Business Tax Certificates; to add a fee for the administration of  Promissory 
Notes; to add a fee for the recordation of a release of lien; and to include in 
the Master Fee Schedule the fees imposed for administrative service charges 
relating to Business Tax Liens and Real Estate Transfer Tax Liens and codify 
the Business Tax Certificate Replacement Fee in the Master Fee Schedule
  
   
 
Attachments:
  
10.13CC.pdf,
10.22CC 12-16-03.pdf,
Item 6 12-9-03.pdf,
Sched 0169.pdf
  
   
 
A motion was made by Member De La Fuente, seconded by Member Nadel, that 
this matter be *Approve the Recommendation of Staff, and Forward to the 
Concurrent Meeting of the Oakland Redevelopment Agency / City Council,   due 
back on December 16, 2003. As a Consent Calendar Item. The motion carried by 
the following vote:
  
 
Councilmember Aye:  
Member De La Fuente, Member Brunner, Chair Wan and Member 
Nadel
  
   
 
 
(2)     Adopt an Ordinance amending Chapters 4.20 and 5.04 of the Oakland 
Municipal Code to remove the amount of the Administrative Service charges 
imposed for Real Estate Transfer Tax Liens, Business Tax Liens and for the 
issuance of duplicate Business Tax Certificates
  
 
Attachments:
  
10.13CC.pdf,
10.22CC.pdf 12-16-03,
Item 6 12-9-03.pdf
  
   
 
A motion was made by Member De La Fuente, seconded by Member Nadel, that 
this matter be *Approve the Recommendation of Staff, and Forward to the 
Concurrent Meeting of the Oakland Redevelopment Agency / City Council,   due 
back on December 16, 2003. As a Consent Calendar Item. The motion carried by 
the following vote:
  
 
Councilmember Aye:  
Member De La Fuente, Member Brunner, Chair Wan and Member 
Nadel
  
   
 
7  
Subject:     51st Street and Coronado Avenue - Surplus Real Property
From:          Community and Economic Development Agency
Recommendation: Adopt an Ordinance authorizing the City Manager to enter 
into an offer to purchase agreement with John H. Jacobsen and Mara M. 
Jacobsen the adjoining property owners for 1,500 square feet of surplus real 
property located at 51st Street and Coronado Avenue for the fair market value 
of $1,500
  
   
 
Attachments:
  
0209.pdf,
10.14CC.pdf,
10.23CC.pdf 12-16-03,
Item 7 12-9-03.pdf
  
   
 
A motion was made by Member De La Fuente, seconded by Member Nadel, that 
this matter be *Approve the Recommendation of Staff, and Forward to the 
Concurrent Meeting of the Oakland Redevelopment Agency / City Council,   due 
back on December 16, 2003. As a Consent Calendar Item. The motion carried by 
the following vote:
  
 
Councilmember Aye:  
Member De La Fuente, Member Brunner, Chair Wan and Member 
Nadel
  
   
 
8  
Subject:     Oakland Small Business Growth Center
From:          Community and Economic Development Agency
Recommendation: Adopt a Resolution amending Resolution Number 77823 C.
M.S. to increase the amount of the contract with the Oakland Small Business 
Growth Center by $60,000 from the Neighborhood Commercial Revitalization 
Project Development Third Party Grant Fund for  a total contract amount of $
175,000 during Fiscal Year 2003-2004 to cover operational costs through the 
remainder of the 2003-2004 Fiscal Year
  
   
 
Attachments:
  
03-0305.pdf,
78272 CMS.pdf,
Item 8 12-9-03.pdf,
S-25.pdf
  
   
 
 The Committee directed staff to prepare a report responding to issues raised in the 
Gibson and Associates Community Development Block Grant Program Evaluation 
Report for submission prior to mid-year Budget meetings.
  
 
A motion was made by Member Brunner, seconded by Member Nadel, that this 
matter be *Approve the Recommendation of Staff, and Forward to the 
Concurrent Meeting of the Oakland Redevelopment Agency / City Council,   due 
back on December 16, 2003. As a Non-Consent Item. The motion carried by the 
following vote:
  
 
Councilmember Abstained:   Member De La Fuente and Chair Wan  
 
 
 
Councilmember Aye:   Member Brunner and Member Nadel  
 
 
 
9  
Subject:     Emergency Satellite Uplink / Downlink System
From:          Cultural Arts & Marketing Department
Recommendation:  Adopt a Resolution to authorize the City Manager to 
appropriate and expend an amount not to exceed $600,000 toward Capital 
Improvement Project:  Emergency Satellite Uplink / Downlink System
  
   
 
Attachments:
  
Item 3 - 01.13.04.pdf,
Item 3 SUPP.pdf,
Item 9 12-9-03.pdf
  
   
  Continued to the *Finance & Management Committee  
 
9.1  
Subject:     Emergency Satellite Uplink / Downlink System
          Impartial Financial Analysis
From:          Office of the City Auditor
  
   
 
Attachments:
   Item 9.1 12-9-03.pdf  
   
  Continued to the *Finance & Management Committee  
 
10  
Subject:     Master Parking Management Contract
From:          Community and Economic Development Agency
Recommendation: Approve Recommendation regarding a motion directing 
staff to issue a Request for Proposals for Master Parking Management 
Contract for City, Parking Authority and Redevelopment Agency owned 
garages
  
   
 
Attachments:
  
10.24CC.pdf 12-16-03,
Item 10 12-9-03.pdf
  
   
 
A motion was made by Member Nadel, seconded by Chair Wan, that this matter 
be *Approve the Recommendation of Staff, and Forward to the Concurrent 
Meeting of the Oakland Redevelopment Agency / City Council,   due back on 
December 16, 2003. As a Consent Calendar Item The motion carried by the 
following vote:
  
 
Councilmember Aye:  
Member De La Fuente, Member Brunner, Chair Wan and Member 
Nadel
  
   
 
11  
Subject:     Cash Management Report
From:          Finance and Management Agency
Recommendation: Receive an Informational Report regarding Cash 
Management for quarter ended September 30, 2003
  
   
 
Attachments:
  
0268.pdf,
Item 11 12-9-03.pdf
  
   
  *Received and Filed  
 
12  
Subject:     Permit, Enforcement, and Records Tracking System (PERTS)
From:          Community and Economic Development Agency
Recommendation: Adopt the following legislation regarding the purchase and 
installation of computer hardware and software and professional services for 
an integrated Permit, Enforcement, and Records Tracking System (PERTS) for 
a total amount not to exceed four million dollars ($4,000,000):
 
(1)     Adopt a Resolution authorizing the City Manager to negotiate and execute 
a contract with Municipal Software Corporation for professional services to 
provide, install, and license computer software for an integrated Permit, 
Enforcement, and Records Tracking System (PERTS) in an amount not to 
exceed seven hundred eighty thousand dollars ($780,000)
  
   
 
Attachments:
  
Item 12 12-9-03.pdf,
Item 5 - 01.13.04.pdf,
S -19.pdf
  
   
  *Rescheduled to the *Finance & Management Committee  
 
 
(2)     Adopt a Resolution authorizing the City Manager to negotiate and execute 
a contract with Xerox Global Services Corporation for professional services to 
provide, install, and license computer software and hardware for an integrated 
Permit, Enforcement, and Records Tracking System (PERTS) in an amount 
not to exceed two million eight hundred twenty thousand dollars ($2,820,000)
  
 
Attachments:
  
Item 12 12-9-03.pdf,
Item 5 - 01.13.04.pdf,
S -19.pdf
  
   
  *Rescheduled to the *Finance & Management Committee  
 
 
(3)     Adopt a Resolution authorizing the City Manager to amend the professional 
services agreements with Municipal Software Corporation and Xerox Global 
Services Corporation for changes in scope-of-work not to exceed a combined 
aggregate contract amount of three million six hundred thousand dollars (
$3,600,000)
  
 
Attachments:
  
Item 12 12-9-03.pdf,
Item 5 - 01.13.04.pdf,
S -19.pdf
  
   
  *Rescheduled to the *Finance & Management Committee  
 
 
(4)     Adopt a Resolution authorizing the City Manager to appropriate annual 
expected revenue of nine hundred ten thousand dollars ($910,000) to a new 
CEDA project from a new Technology Service Fee and from the increase in 
the collection of an existing Records Management Service Fee assessed by 
the Community and Economic Development Agency, and to increase the 
Fiscal Year 2003-2005 Expenditure Budget of the Building Services Division 
for the Permit, Enforcement, and Records Tracking System (PERTS)
  
 
Attachments:
  
Item 12 12-9-03.pdf,
Item 5 - 01.13.04.pdf,
S -19.pdf
  
   
  *Rescheduled to the *Finance & Management Committee  
 
 
(5)     Adopt a Resolution authorizing the City Manager to appropriate three 
hundred thousand dollars ($300,000) to upgrade the Sun/Unix Server, and to 
establish a Service Level Agreement between the Information Technology 
Division (IT) of the Finance and Management Agency and the Community and 
Economic Development Agency to support the integrated Permit, 
Enforcement, and Records Tracking System (PERTS)
  
 
Attachments:
  
Item 12 12-9-03.pdf,
Item 5 - 01.13.04.pdf,
S -19.pdf
  
   
  *Rescheduled to the *Finance & Management Committee  
 
 
(6)     Adopt an Ordinance amending Ordinance Number 12504 C.M.S. (Master 
Fee Schedule), as amended, to establish a new Technology Service Fee 
assessed by the Building Services Division of the Community and Economic 
Development Agency
  
 
Attachments:
  
Item 12 12-9-03.pdf,
Item 5 - 01.13.04.pdf,
S -19.pdf
  
   
  *Rescheduled to the *Finance & Management Committee  
 
 
(7)     Adopt a Resolution authorizing the City Manager to reallocate two million 
six hundred ninety thousand dollars ($2,690,000) of prior year unspent 
technology project appropriations, as approved as part of the Fiscal Year 2001
-2003 Capital Improvement Program Budget within the Community and 
Economic Development Agency, for the integrated Permit, Enforcement, and 
Records Tracking System (PERTS)
  
 
Attachments:
  
Item 12 12-9-03.pdf,
Item 5 - 01.13.04.pdf,
S -19.pdf
  
   
  *Rescheduled to the *Finance & Management Committee  
 
 
(8)     Adopt a Resolution authorizing the City Manager to negotiate and execute 
an agreement with Xerox Global Services Corporation to provide private 
financing for an integrated Permit, Enforcement, and Records Tracking System 
(PERTS) for an amount not to exceed two million six hundred ninety thousand 
dollars ($2,690,000) of principal and six hundred thousand dollars ($600,000) 
of interest
  
 
Attachments:
  
Item 12 12-9-03.pdf,
Item 5 - 01.13.04.pdf,
S -19.pdf
  
   
  *Rescheduled to the *Finance & Management Committee  
 
12.1  
Subject:     Permit, Enforcement, and Records Tracking System - Impartial 
Financial Analysis
From:          Office of the City Auditor
  
   
 
Attachments:
  
Item 12.1 12-9-03.pdf,
Item 6 - 01.13.04.pdf
  
   
  *Rescheduled to the *Finance & Management Committee  
 
  Open Forum (TOTAL TIME AVAILABLE: 15 MINUTES)  
 
  Adjournment  
 
There being no further business, and upon the motion duly made, the Oakland City 
Council Finance and Management Committee adjourned the meeting at 4:24 p.m.
  
 
*  
In the event of a quorum of the City Council participates on this Committee, the meeting is 
noticed as a Special Meeting of the City Council ; however no final City Council action can be 
taken.
  
   
 
NOTE:  
Americans With Disabilities Act
If you need special assistance to participate in Oakland City Council and 
Committee meetings please contact the Office of the City Clerk.  When 
possible, please notify the City Clerk 48 hours prior to the meeting so we can 
make reasonable arrangements to ensure accessibility.  Also, in compliance 
with Oakland's policy for people with environmental illness or multiple chemical 
sensitivities, please refrain from wearing strongly scented products to meetings
.
 
Office of the City Clerk
Phone:      (510) 238-7370
Fax:      (510) 238-6699
Recorded Agenda (510) 238-2386
Telecommunications Display Device:    (510) 839-6451