*Finance & Management Committee
City of Oakland
Online Meeting Agenda
Office of the City Clerk
Oakland City Hall
1 Frank H. Ogawa Plaza
Oakland, California 
94612
Ceda Floyd, City Clerk
Oakland City Hall, 1 Frank H. Ogawa Plaza, Oakland, California 94612
 
City of Oakland Website:  http://www.oaklandnet.com
Hearing Room One - 1st Floor
2:30 PM
Tuesday, December 9, 2003
 
 
Roll Call / Call to Order
COMMITTEE MEMBERSHIP:
Jane Brunner, Dist. 1; Vice Mayor Nancy Nadel, Dist. 3; President Ignacio De La 
Fuente, Dist 5; Chairperson Danny Wan, Dist. 2
Approval of the Draft Minutes from the Committee Meeting held on October 28, 2003
1
Determination of Schedule of Outstanding Committee Items
2
Item 2 12-9-03.pdf
Attachments:
Subject:     Off-Site Real Time Closed Captioning Stenography Services
From:          Office of the City Clerk
Recommendation: Adopt a Resolution authorizing the City Manager to execute 
a professional services contract with Rapidtext for off-site real time closed 
captioning stenography services for the Concurrent Redevelopment 
Agency/Oakland City Council and Committee meetings in an amount not to 
exceed ninety thousand dollars ($90,000) per year for the period from January 
1, 2004 through June 30, 2005 and authorizing the City Manager to execute a 
two year extension of the contract for an additional amount not to exceed 
ninety thousand dollars ($90,000) per year
3
Item 3 10-14-03.pdf,
Item 3 12-9-03.pdf,
Item 3 SUP12-9-03.pdf
Attachments:
Subject:     Salary Plan Recommendations
From:          Office of the City Manager
Recommendation: A continued discussion of a report and recommendations 
regarding the preliminary salary plan recommendations for executive, 
management and unrepresented classifications
4
Item 4 12-9-03.pdf,
Item 5 10-14-03.pdf,
Item 5 SUP 10-14-03.pdf,
Item 8 10-28-03.pdf
Attachments:
This is a continued discussion from the October 28, 2003 Finance and Management 
Committee.
Subject:     Central District Urban Renewal Plan
From:          Community and Economic Development Agency
5
Recommendation: Adopt an Ordinance amending the Central District Urban 
Renewal Plan to eliminate the time limit on establishing debt
Item 5 12-9-03.pdf
Attachments:
Subject:     Master Fee Schedule
From:          Finance and Management Agency
Recommendation: Adopt the following legislation:
 
(1)     Adopt an Ordinance amending Ordinance Number 9336 C.M.S. (Master 
Fee Schedule), as amended, to increase the fee collected on delinquent 
accounts; to increase the fee imposed for the delivery of information relating to 
Business Tax Certificates; to add a fee for the administration of  Promissory 
Notes; to add a fee for the recordation of a release of lien; and to include in the 
Master Fee Schedule the fees imposed for administrative service charges 
relating to Business Tax Liens and Real Estate Transfer Tax Liens and codify 
the Business Tax Certificate Replacement Fee in the Master Fee Schedule
6
Item 6 12-9-03.pdf,
Sched 0169.pdf
Attachments:
(2)     Adopt an Ordinance amending Chapters 4.20 and 5.04 of the Oakland 
Municipal Code to remove the amount of the Administrative Service charges 
imposed for Real Estate Transfer Tax Liens, Business Tax Liens and for the 
issuance of duplicate Business Tax Certificates
Item 6 12-9-03.pdf
Attachments:
Subject:     51st Street and Coronado Avenue - Surplus Real Property
From:          Community and Economic Development Agency
Recommendation: Adopt an Ordinance authorizing the City Manager to enter 
into an offer to purchase agreement with John H. Jacobsen and Mara M. 
Jacobsen the adjoining property owners for 1,500 square feet of surplus real 
property located at 51st Street and Coronado Avenue for the fair market value 
of $1,500
7
0209.pdf,
Item 7 12-9-03.pdf
Attachments:
Subject:     Oakland Small Business Growth Center
From:          Community and Economic Development Agency
Recommendation: Adopt a Resolution amending Resolution Number 77823 
C.M.S. to increase the amount of the contract with the Oakland Small Business 
Growth Center by $60,000 from the Neighborhood Commercial Revitalization 
Project Development Third Party Grant Fund for  a total contract amount of 
$175,000 during Fiscal Year 2003-2004 to cover operational costs through the 
remainder of the 2003-2004 Fiscal Year
8
03-0305.pdf,
Item 8 12-9-03.pdf
Attachments:
Subject:     Emergency Satellite Uplink / Downlink System
From:          Cultural Arts & Marketing Department
Recommendation:  Adopt a Resolution to authorize the City Manager to 
appropriate and expend an amount not to exceed $600,000 toward Capital 
Improvement Project:  Emergency Satellite Uplink / Downlink System
9
Item 9 12-9-03.pdf
Attachments:
Subject:     Emergency Satellite Uplink / Downlink System
9.1
          Impartial Financial Analysis
From:          Office of the City Auditor
Item 9.1 12-9-03.pdf
Attachments:
Subject:     Master Parking Management Contract
From:          Finance and Management Agency
Recommendation: Approve Recommendation regarding a motion directing 
staff to issue a Request for Proposals for Master Parking Management 
Contract for City, Parking Authority and Redevelopment Agency owned 
garages
10
Item 10 12-9-03.pdf
Attachments:
Subject:     Cash Management Report
From:          Finance and Management Agency
Recommendation: Receive an Informational Report regarding Cash 
Management for quarter ended September 30, 2003
11
0268.pdf,
Item 11 12-9-03.pdf
Attachments:
Subject:     Permit, Enforcement, and Records Tracking System
          (PERTS)
From:          Community and Economic Development Agency
Recommendation: Adopt the following legislation regarding the purchase and 
installation of computer hardware and software and professional services for 
an integrated Permit, Enforcement, and Records Tracking System (PERTS) for 
a total amount not to exceed four million dollars ($4,000,000):
 
(1)     Adopt a Resolution authorizing the City Manager to negotiate and execute 
a contract with Municipal Software Corporation for professional services to 
provide, install, and license computer software for an integrated Permit, 
Enforcement, and Records Tracking System (PERTS) in an amount not to 
exceed seven hundred eighty thousand dollars ($780,000)
12
Item 12 12-9-03.pdf
Attachments:
(2)     Adopt a Resolution authorizing the City Manager to negotiate and execute 
a contract with Xerox Global Services Corporation for professional services to 
provide, install, and license computer software and hardware for an integrated 
Permit, Enforcement, and Records Tracking System (PERTS) in an amount 
not to exceed two million eight hundred twenty thousand dollars ($2,820,000)
Item 12 12-9-03.pdf
Attachments:
(3)     Adopt a Resolution authorizing the City Manager to amend the professional 
services agreements with Municipal Software Corporation and Xerox Global 
Services Corporation for changes in scope-of-work not to exceed a combined 
aggregate contract amount of three million six hundred thousand dollars 
($3,600,000)
Item 12 12-9-03.pdf
Attachments:
(4)     Adopt a Resolution authorizing the City Manager to appropriate annual 
expected revenue of nine hundred ten thousand dollars ($910,000) to a new 
CEDA project from a new Technology Service Fee and from the increase in the 
collection of an existing Records Management Service Fee assessed by the 
Community and Economic Development Agency, and to increase the Fiscal 
Year 2003-2005 Expenditure Budget of the Building Services Division for the 
Permit, Enforcement, and Records Tracking System (PERTS)
Item 12 12-9-03.pdf
Attachments:
(5)     Adopt a Resolution authorizing the City Manager to appropriate three 
hundred thousand dollars ($300,000) to upgrade the Sun/Unix Server, and to 
establish a Service Level Agreement between the Information Technology 
Division (IT) of the Finance and Management Agency and the Community and 
Economic Development Agency to support the integrated Permit, Enforcement, 
and Records Tracking System (PERTS)
Item 12 12-9-03.pdf
Attachments:
(6)     Adopt an Ordinance amending Ordinance Number 12504 C.M.S. (Master 
Fee Schedule), as amended, to establish a new Technology Service Fee 
assessed by the Building Services Division of the Community and Economic 
Development Agency
Item 12 12-9-03.pdf
Attachments:
(7)     Adopt a Resolution authorizing the City Manager to reallocate two million 
six hundred ninety thousand dollars ($2,690,000) of prior year unspent 
technology project appropriations, as approved as part of the Fiscal Year 
2001-2003 Capital Improvement Program Budget within the Community and 
Economic Development Agency, for the integrated Permit, Enforcement, and 
Records Tracking System (PERTS)
Item 12 12-9-03.pdf
Attachments:
(8)     Adopt a Resolution authorizing the City Manager to negotiate and execute 
an agreement with Xerox Global Services Corporation to provide private 
financing for an integrated Permit, Enforcement, and Records Tracking System 
(PERTS) for an amount not to exceed two million six hundred ninety thousand 
dollars ($2,690,000) of principal and six hundred thousand dollars ($600,000) 
of interest
Item 12 12-9-03.pdf
Attachments:
Subject:     Permit, Enforcement, and Records Tracking System - Impartial 
Financial Analysis
From:          Office of the City Auditor
12.1
Item 12.1 12-9-03.pdf
Attachments:
Open Forum (TOTAL TIME AVAILABLE: 15 MINUTES)
Adjournment
In the event of a quorum of the City Council participates on this Committee, the meeting is 
noticed as a Special Meeting of the City Council ; however no final City Council action can be 
taken.
*
Americans With Disabilities Act
If you need special assistance to participate in Oakland City Council and 
Committee meetings please contact the Office of the City Clerk.  When 
possible, please notify the City Clerk 48 hours prior to the meeting so we can 
make reasonable arrangements to ensure accessibility.  Also, in compliance 
with Oakland's policy for people with environmental illness or multiple chemical 
NOTE:
sensitivities, please refrain from wearing strongly scented products to 
meetings.
 
Office of the City Clerk
Phone:      (510) 238-7370
Fax:      (510) 238-6699
Recorded Agenda (510) 238-2386
Telecommunications Display Device:    (510) 839-6451