Meeting Minutes
City of Oakland
Office of the City Clerk
Oakland City Hall
1 Frank H. Ogawa Plaza
Oakland, California 94612
Ceda Floyd, City Clerk
*Finance & Management Committee
Oakland City Hall, 1 Frank H. Ogawa Plaza, Oakland, California 94612
 
City of Oakland Website:  http://www.oaklandnet.com
Tuesday, May 25, 2004
2:00 PM
Hearing Room One - 1st Floor
The Oakland City Council Finance and Mangement Committee convened at 2:
06 p.m. with Councilmember Wan presiding as Chairperson.
Roll Call / Call to Order
Councilmember Excused: 1 - Member De La Fuente
Councilmember Present: 3 - Member Brunner, Chair Wan and Member Nadel
1
Approval of the Draft Minutes from the Committee Meeting held on May 11, 2004
A motion was made by Member Nadel, seconded by Member Brunner, to *
Approve as Submitted.  The motion carried by the following vote:
Votes:
Councilmember Excused: Member De La Fuente
Councilmember Aye: Member Brunner, Chair Wan and Member Nadel
2
Determination of Schedule of Outstanding Committee Items
FROM JUNE 8, 2004
Subject:     Purchasing System Amendments
From:          Finance and Management Agency
Recommendation: Adopt an Ordinance amending Ordinance No. 7937 C.M.S., adopted 
February 6, 1969, and amendments thereto, codified at Oakland Municipal Code Title 2, 
Chapter 2.04,  Purchasing System, Article I, Bidding, Contracting and Purchasing, to increase 
the City Manager's contract approval limits, revise City Council approval limits accordingly, 
revise the local business preference, make necessary corrections, clarifications, delete obsolete 
provisions and codify current procedures (03-0289)
Scheduled to *Finance & Management Committee on 6/22/2004
0289.pdf,
Item 3 1-27-04.pdf,
Item 3 5-11-04
3
Subject:     Shoreline Communications Inc.
From:          Finance and Management Agency
Recommendation: Adopt a Resolution authorizing the City Manager or her designee to 
negotiate and execute a seven year contract for the lease of telephone equipment and services 
with Shoreline Communications Inc., for an amount not to exceed $275,000 annually or $1,650
,000 over the term of the contract without return to Council (04-0401)
A motion was made by Member Nadel, seconded by Member Brunner, that 
this matter be *Approve as Amended the Recommendation of Staff, and 
Forward to the *Finance & Management Committee.  The motion carried 
by the following vote:
Votes:
Councilmember Excused: Member De La Fuente
Councilmember Aye: Member Brunner, Chair Wan and Member Nadel
The following individual spoke in favor of this item:
- Janet Gregory
 
The following individuals spoke under this item and did not indicate a position:
- Lori Francess Kingshoft
- Sanjiv Handa
 
The Committee moved, seconded and carried a motion to approve the 
recommendations of staff as amended and also directed staff to return to 
Committee with a Resolution for a 6 month pilot project at 150 Frank Ogawa 
Plaza with the network upgrade which is to meet standard testing criteria, 
under the condition that if the test fails, all equipment will be removed by  
Shoreline at Shoreline's expense and if the tests are successful, Council will 
move forward with the 7 year contract.
04-0401.pdf,
Item 3 FMC 5-25-04.pdf,
Item 4 6-8-04.pdf,
Item S-10.16-1CC 6-15-04.pdf
4
Subject:     Aramark Uniform Services
From:          Finance and Management Agency
Recommendation: Adopt a Resolution awarding a contract for rental and weekly cleaning of 
work garments to the lowest responsible bidder, Aramark Uniform Services, in an amount not 
to exceed four hundred thousand dollars ($400,000.00) per year during the period April 1, 2004 
to March 31, 2005, in accordance with Specification No. 05-983-22-1, and authorizing, without 
return to Council, extension of said contract, one year at a time, for a total of four additional 
years (04-0337)
Continued to *Finance & Management Committee on 6/8/2004
04-0337.pdf,
Item 4 FMC 5-25-04.pdf,
Item 3 6-8-04.pdf
5
Subject:     Outside Legal Expenditures
From:          Office of the City Attorney
Recommendation: Receive an Informational report regarding ten year outside counsel 
expenditures (1994-2004) (04-0326)
A motion was made by Member Brunner, seconded by Member Nadel, that 
this matter be *Received and Forwarded to the Concurrent Meeting of the 
Oakland Redevelopment Agency / City Council, due back on June 1, 2004.  
The motion carried by the following vote:
Votes:
Councilmember Excused: Member De La Fuente
Councilmember Aye: Member Brunner, Chair Wan and Member Nadel
The following individual spoke and did not indicate a position:
- Sanjiv Handa
Item 5 FMC 5-25-04.pdf,
Item S-10.20CC 6-1-04
6
Subject:     City of Oakland's Tax Compliance Program  - Assembly Bill 63
From:          Councilmember Wan
Recommendation: Approve the Introduction (First Reading) of an Ordinance amending Chapter 
5.04 of the Oakland Municipal Code (Business Taxes Generally) to clarify the penalty for 
nonpayment of Business Tax (Section 5.04.190); and to provide for a refund of penalty and 
interest charges collected by the City during calendar years 2002, 2003, and 2004 (Section 5.04.
540) (04-0353)
A motion was made by Member Brunner, seconded by Chair Wan, that 
this matter be *Approve as Amended the Recommendation of Staff, and 
Forward to the Special Concurrent Meeting of the Oakland 
Redevelopment Agency/City Council
Fiscal Year 2004-2005 Mid-Cycle
Budget Review, due back on June 10, 2004.  The motion carried by the 
following vote:
Votes:
Councilmember Excused: Member De La Fuente
Councilmember Aye: Member Brunner, Chair Wan and Member Nadel
The following individuals spoke on this item and did not indicate a position:
- Susan Montauk
- David Abel
- Lydia Gans
- Sanjiv Handa
 
The Committee moved, seconded and carried a motion to approve the 
recommendation as amended and further directed staff to prepare a 
supplemental report that provides a fiscal analysis of the following four (4) 
options: 
1)  Waiver of business tax fees for gross receipts under $5,000;
2)  Waiver of business tax fees for gross receipts under $2.500;
3)  Graduated scale to reduce the minimum tax for gross receipts under $5,000; 
and
4)  Leave as is.
Staff should also include the cost of an automatic 2 month extension; address 
issues raised in David Rosenfield's letter; and investigate whether taxes and/or 
penalties can be written off on State or Federal taxes.
Scheduling Request.pdf,
Item 6 FMC 5-25-04.pdf,
Item 6 SUPP FMC 5-25-04.pdf,
Item 3 6-10-04 Special Meeting.pdf
7
Subject:     Cash Management Informational Report
From:          Finance and Management Agency
Recommendation: Receive a Cash Management Informational Report for quarter ended March 
31, 2004 (04-0370)
A motion was made by Member Brunner, seconded by Member Nadel, that 
this matter be *Received and Filed.  The motion carried by the following 
vote:
Votes:
Councilmember Excused: Member De La Fuente
Councilmember Aye: Member Brunner, Chair Wan and Member Nadel
04-0370.pdf,
Item 7 FMC 5-25-04.pdf
8
Subject:     Fiscal Year 2002-2003 Audit of City's Books
From:          Finance and Management Agency
Recommendation: Receive the Independent Auditor's Management Letter and Required 
Communications on the year ended June 30, 2003 (04-0386)
A motion was made by Member Brunner, seconded by Member Nadel, that 
this matter be *Received and Forwarded to the Concurrent Meeting of the 
Oakland Redevelopment Agency / City Council, due back on June 1, 2004.  
The motion carried by the following vote:
Votes:
Councilmember Excused: Member De La Fuente
Councilmember Aye: Member Brunner, Chair Wan and Member Nadel
The following individual spoke and did not indicate a position on this item:
- Sanjiv Handa
04-0386.pdf,
Item 8 FMC 5-25-04.pdf,
Item S-10.21CC 6-1-04
9
Subject:     Civil Service Board Information Activities Report
From:          Finance and Management Agency
Recommendation: Receive an Informational Report of activities of the Civil Service Board for 
the period beginning October 1, 2003 and ending March 31, 2004 (04-0393)
A motion was made by Member Brunner, seconded by Member Nadel, that 
this matter be *Received and Filed.  The motion carried by the following 
vote:
Votes:
Councilmember Excused: Member De La Fuente
Councilmember Aye: Member Brunner, Chair Wan and Member Nadel
The following individuals spoke and did not indicate a position on this item:
- Sanjiv Handa
04-0393.pdf,
Item 9 FMC 5-25-04.pdf
Open Forum (TOTAL TIME AVAILABLE: 15 MINUTES)
The following individuals spoke under Open Forum:
- Sanjiv Handa
- Erica Marcus
Adjournment
There being no further business, and upon the motion duly made, the Oakland 
City Council Finance and Mangement Committee adjourned the meeting at 4:
04  p.m.
*
In the event of a quorum of the City Council participates on this Committee, the meeting is 
noticed as a Special Meeting of the City Council; however no final City Council action can 
be taken.
NOTE:
Americans With Disabilities Act
If you need special assistance to participate in Oakland City Council and Committee meetings 
please contact the Office of the City Clerk.  When possible, please notify the City Clerk 48 
hours prior to the meeting so we can make reasonable arrangements to ensure accessibility.  
Also, in compliance with Oakland's policy for people with environmental illness or multiple 
chemical sensitivities, please refrain from wearing strongly scented products to meetings.
 
Office of the City Clerk
Phone:     (510) 238-7370
Fax:     (510) 238-6699
Recorded Agenda:  (510) 238-2386
Telecommunications Display Device:    (510) 839-6451 (TDD)
City Clerk and Clerk of the Council