City of Oakland
Office of the City Clerk
Oakland City Hall
1 Frank H. Ogawa Plaza
Oakland, California 
94612
Ceda Floyd, City Clerk
  
     
    Online Meeting Minutes  - Final  
     
    *Public Works Committee  
     
   
 
Oakland City Hall, 1 Frank H. Ogawa Plaza, Oakland, California 94612
 
City of Oakland Website:  http://www.oaklandnet.com
  
 
Tuesday, February 24, 2004   12:30 PM   Hearing Room One - 1st Floor  
 
 
 
 
The Oakland City Council Public Works Committee convened at 12:32 p.m., with 
Councilmember Nadel presiding as Chairperson.
  
 
  Roll Call / Call to Order  
 
Councilmember Present:   Member Quan, Member Brooks, Chair Nadel and Member Chang  
 
 
1   Approval of the Draft Minutes from the Committee Meeting held on February 10, 2004  
 
A motion was made by Member Brooks, seconded by Member Quan, to *Approve 
the Minutes. The motion carried by the following vote:
  
 
Councilmember Aye:   Member Quan, Member Brooks, Chair Nadel and Member Chang  
 
 
 
2   Determination of Schedule of Outstanding Committee Items  
 
The Committee directed staff to bring to Committee, prior to mid-year budget 
discussions, an inventory of the Capital Improvement Projects with respect to storm 
drains, streets, and sidewalks, and a review of risk management regarding sidewalks.
  
 
A motion was made by Member Quan, seconded by Member Chang, to *Approve 
as Submitted. The motion carried by the following vote:
  
 
Councilmember Aye:   Member Quan, Member Brooks, Chair Nadel and Member Chang  
 
 
 
Attachments:
   Item 2 2-24-04.pdf  
   
 
3  
Subject:     12th Street Reconstruction Project
From:          Public Works Agency
Recommendation: Adopt a Resolution authorizing the City Manager to enter 
into a professional services agreement with Rajappan & Meyer Consulting 
Engineers, Inc. for design services for the 12th Street Reconstruction Project 
for an amount not to exceed four million seven hundred thousand dollars ($4,
700,000)
  
   
 
Attachments:
  
04-0102.pdf,
Item 3 2-24-04.pdf,
Item 3 3-9-04.pdf,
Item 3 SUP 3-9-04,
Item S-10.21CC.pdf
  
   
 
The Committee directed staff to provide a Supplemental report with excerpts from the 
bidder's proposal that outline the design vision.
  
 
A motion was made by Member Brooks, seconded by Member Chang, that this 
matter be Continued to the *Public Works Committee,   due back on March 9, 2004
. The motion carried by the following vote:
  
 
Councilmember Aye:   Member Quan, Member Brooks, Chair Nadel and Member Chang  
 
 
 
3.1  
Subject:     12th Street Reconstruction Project-Impartial Financial Analysis
From:          Office of the City Auditor
  
   
 
Attachments:
  
Item 3.1 2-24-04.pdf,
Item 3.1 3-9-04.pdf
  
   
 
A motion was made by Member Brooks, seconded by Member Chang, that this 
matter be Continued to the *Public Works Committee,   due back on March 9, 2004
. The motion carried by the following vote:
  
 
Councilmember Aye:   Member Quan, Member Brooks, Chair Nadel and Member Chang  
 
 
 
4  
Subject:     Architectural Design Services
From:          Public Works Agency
Recommendation: Adopt the following Resolutions authorizing professional 
services agreements for as-needed architectural design services:
 
1) Resolution authorizing a professional services agreement with YHLA 
Architects for as-needed architectural design services for an amount not to 
exceed two hundred fifty thousand dollars ($250,000)
  
   
 
Attachments:
  
0063.pdf,
10.13CC.pdf,
Item 4 2-24-04.pdf
  
   
 
Vice Mayor Chang declared a conflict of interest and recused himself from the 
discussion of Item 4.
 
The Committee moved, seconded and carried a motion to approve the Resolutions on 
Items 4-1 through 4-6, and further directed staff to require evaluations for projects upon 
completion. Such evaluations are to be kept in a central repository within the Public 
Works Agency and staff is to return to the Committee on an annual basis with an 
evaluation report.
  
 
A motion was made by Member Quan, seconded by Member Brooks, that this 
matter be *Approve the Recommendation of Staff, and Forward to the Concurrent 
Meeting of the Oakland Redevelopment Agency/City Council,   due back on March 
16, 2004. As a Consent Calendar Item. The motion carried by the following vote:
  
 
Councilmember Recused:   Member Chang  
 
 
 
Councilmember Aye:   Member Quan, Member Brooks and Chair Nadel  
 
 
 
 
2) Resolution authorizing a professional services agreement with Byrens 
Associates Architecture-Planning for as-needed architectural design services 
for an amount not to exceed two hundred fifty thousand dollars ($250,000)
  
 
Attachments:
  
10.13CC.pdf,
Item 4 2-24-04.pdf
  
   
 
A motion was made by Member Quan, seconded by Member Brooks, that this 
matter be *Approve the Recommendation of Staff, and Forward to the Concurrent 
Meeting of the Oakland Redevelopment Agency/City Council,   due back on March 
16, 2004. As a Consent Calendar Item. The motion carried by the following vote:
  
 
Councilmember Recused:   Member Chang  
 
 
 
Councilmember Aye:   Member Quan, Member Brooks and Chair Nadel  
 
 
 
 
3) Resolution authorizing a professional services agreement with Muller & 
Caufield Architects for as-needed architectural design services for an amount 
not to exceed two hundred fifty thousand dollars ($250,000)
  
 
Attachments:
  
10.13CC.pdf,
Item 4 2-24-04.pdf
  
   
 
A motion was made by Member Quan, seconded by Member Brooks, that this 
matter be *Approve the Recommendation of Staff, and Forward to the Concurrent 
Meeting of the Oakland Redevelopment Agency/City Council,   due back on March 
16, 2004. As a Consent Calendar Item. The motion carried by the following vote:
  
 
Councilmember Recused:   Member Chang  
 
 
 
Councilmember Aye:   Member Quan, Member Brooks and Chair Nadel  
 
 
 
 
4) Resolution authorizing a professional services agreement with Murakami/
Nelson Architectural Corporation for as-needed architectural design services 
for an amount not to exceed two hundred fifty thousand dollars ($250,000)
  
 
Attachments:
  
10.13CC.pdf,
Item 4 2-24-04.pdf
  
   
 
A motion was made by Member Quan, seconded by Member Brooks, that this 
matter be *Approve the Recommendation of Staff, and Forward to the Concurrent 
Meeting of the Oakland Redevelopment Agency/City Council,   due back on March 
16, 2004. As a Consent Calendar Item. The motion carried by the following vote:
  
 
Councilmember Recused:   Member Chang  
 
 
 
Councilmember Aye:   Member Quan, Member Brooks and Chair Nadel  
 
 
 
 
5) Resolution authorizing a professional services agreement with the KPA 
Group for as-needed architectural design services for an amount not to exceed 
two hundred fifty thousand dollars ($250,000)
  
 
Attachments:
  
10.13CC.pdf,
Item 4 2-24-04.pdf
  
   
 
A motion was made by Member Quan, seconded by Member Brooks, that this 
matter be *Approve the Recommendation of Staff, and Forward to the Concurrent 
Meeting of the Oakland Redevelopment Agency/City Council,   due back on March 
16, 2004. As a Consent Calendar Item. The motion carried by the following vote:
  
 
Councilmember Recused:   Member Chang  
 
 
 
Councilmember Aye:   Member Quan, Member Brooks and Chair Nadel  
 
 
 
 
6) Resolution authorizing a professional services agreement with the Shah 
Kawasaki Architects for as-needed architectural design services for an amount 
not to exceed two hundred fifty thousand dollars ($250,000)
  
 
Attachments:
  
10.13CC.pdf,
Item 4 2-24-04.pdf
  
   
 
A motion was made by Member Quan, seconded by Member Brooks, that this 
matter be *Approve the Recommendation of Staff, and Forward to the Concurrent 
Meeting of the Oakland Redevelopment Agency/City Council,   due back on March 
16, 2004. As a Consent Calendar Item. The motion carried by the following vote:
  
 
Councilmember Recused:   Member Chang  
 
 
 
Councilmember Aye:   Member Quan, Member Brooks and Chair Nadel  
 
 
 
5  
Subject:     Civil Engineering Services
From:          Public Works Agency
Recommendation: Adopt the following Resolutions authorizing professional 
agreements for as-needed civil engineering services:
 
1) Resolution authorizing a professional services agreement with CH2M-Hill for 
as-needed civil engineering services for an amount not to exceed two hundred 
fifty thousand dollars
($250,000)
  
   
 
Attachments:
  
04-0103.pdf,
10.14CC.pdf,
Item 5 2-24-04.pdf
  
   
 
Vice Mayor Chang declared a conflict of interest and recused himself from the 
discussion of Item 5.
 
The Committee moved, seconded and carried a motion to approve the Resolutions on 
Items 5-1 through 5-6, and further directed staff to require evaluations for projects upon 
completion. Such evaluations are to be kept in a central repository within the Public 
Works Agency and staff is to return to the Committee on an annual basis with an 
evaluation report.
  
 
A motion was made by Member Quan, seconded by Member Brooks, that this 
matter be *Approve the Recommendation of Staff, and Forward to the Concurrent 
Meeting of the Oakland Redevelopment Agency/City Council,   due back on March 
16, 2004. As a Consent Calendar Item. The motion carried by the following vote:
  
 
Councilmember Recused:   Member Chang  
 
 
 
Councilmember Aye:   Member Quan, Member Brooks and Chair Nadel  
 
 
 
 
2) Resolution authorizing a professional services agreement with DKS 
Associates for as-needed civil engineering services for an amount not to 
exceed two hundred fifty thousand dollars ($250,000)
  
 
Attachments:
  
10.14CC.pdf,
Item 5 2-24-04.pdf
  
   
 
A motion was made by Member Quan, seconded by Member Brooks, that this 
matter be *Approve the Recommendation of Staff, and Forward to the Concurrent 
Meeting of the Oakland Redevelopment Agency/City Council,   due back on March 
16, 2004. As a Consent Calendar Item. The motion carried by the following vote:
  
 
Councilmember Recused:   Member Chang  
 
 
 
Councilmember Aye:   Member Quan, Member Brooks and Chair Nadel  
 
 
 
 
3) Resolution authorizing a professional services agreement with Moffatt and 
Nichol Engineers for as-needed civil engineering services for an amount not to 
exceed two hundred fifty thousand dollars ($250,000)
  
 
Attachments:
  
10.14CC.pdf,
Item 5 2-24-04.pdf
  
   
 
A motion was made by Member Quan, seconded by Member Brooks, that this 
matter be *Approve the Recommendation of Staff, and Forward to the Concurrent 
Meeting of the Oakland Redevelopment Agency/City Council,   due back on March 
16, 2004. As a Consent Calendar Item. The motion carried by the following vote:
  
 
Councilmember Recused:   Member Chang  
 
 
 
Councilmember Aye:   Member Quan, Member Brooks and Chair Nadel  
 
 
 
 
4) Resolution authorizing a professional services agreement with HQE, Inc., for 
as-needed civil engineering services for an amount not to exceed two hundred 
fifty thousand dollars
($250,000)
  
 
Attachments:
  
10.14CC.pdf,
Item 5 2-24-04.pdf
  
   
 
A motion was made by Member Quan, seconded by Member Brooks, that this 
matter be *Approve the Recommendation of Staff, and Forward to the Concurrent 
Meeting of the Oakland Redevelopment Agency/City Council,   due back on March 
16, 2004. As a Consent Calendar Item. The motion carried by the following vote:
  
 
Councilmember Recused:   Member Chang  
 
 
 
Councilmember Aye:   Member Quan, Member Brooks and Chair Nadel  
 
 
 
 
5) Resolution authorizing a professional services agreement with Rajappan & 
Meyer Consulting Engineers, Inc., for as-needed civil engineering services for 
an amount not to exceed two hundred fifty thousand dollars ($250,000)
  
 
Attachments:
  
10.14CC.pdf,
Item 5 2-24-04.pdf
  
   
 
A motion was made by Member Quan, seconded by Member Brooks, that this 
matter be *Approve the Recommendation of Staff, and Forward to the Concurrent 
Meeting of the Oakland Redevelopment Agency/City Council,   due back on March 
16, 2004. As a Consent Calendar Item. The motion carried by the following vote:
  
 
Councilmember Recused:   Member Chang  
 
 
 
Councilmember Aye:   Member Quan, Member Brooks and Chair Nadel  
 
 
 
 
6) Resolution authorizing a professional services agreement with DMJM & 
Harris for as-needed civil engineering services for an amount not to exceed two 
hundred fifty thousand dollars ($250,000)
  
 
Attachments:
  
10.14CC.pdf,
Item 5 2-24-04.pdf
  
   
 
A motion was made by Member Quan, seconded by Member Brooks, that this 
matter be *Approve the Recommendation of Staff, and Forward to the Concurrent 
Meeting of the Oakland Redevelopment Agency/City Council,   due back on March 
16, 2004. As a Consent Calendar Item. The motion carried by the following vote:
  
 
Councilmember Recused:   Member Chang  
 
 
 
Councilmember Aye:   Member Quan, Member Brooks and Chair Nadel  
 
 
 
6  
Subject:     Coliseum Transit Hub Streetscape Project
From:          Public Works Agency
Recommendation: Adopt a Resolution authorizing the City Manager to accept 
and appropriate six hundred thousand dollars ($600,000) from the Alameda-
Contra Costa Transit Agency (AC Transit) and enter into an agreement with AC 
Transit for planning, designing, engineering, procurement, construction and 
contract administration for the Coliseum Transit Hub Streetscape Project (San 
Leandro Street from 66th Avenue to 73rd Avenue)  (PURSUANT TO SECTION 
902-E OF THE CITY CHARTER, THIS ITEM REQUIRES A 2/3 VOTE)
  
   
 
Attachments:
  
04-0120.pdf,
10.16CC.pdf,
Item 6 2-24-04.pdf
  
   
 
A motion was made by Member Brooks, seconded by Member Quan, that this 
matter be *Approve the Recommendation of Staff, and Forward to the Concurrent 
Meeting of the Oakland Redevelopment Agency/City Council,   due back on March 
16, 2004. As a Consent Calendar Item. The motion carried by the following vote:
  
 
Councilmember Absent:   Member Chang  
 
 
 
Councilmember Aye:   Member Quan, Member Brooks and Chair Nadel  
 
 
 
7  
Subject:     December 29, 2003 Storm Event
From:          Public Works Agency
Recommendation: Receive an Informational report on the December 29, 2003 
Storm
Event
  
   
 
Attachments:
  
04-0109.pdf,
10.15CC.pdf,
Item 7 2-24-04.pdf
  
   
 
The Committee directed staff to provide a Supplemental report regarding the advertising 
and incentive efforts for the Adopt-A-Drain Program.
 
The Committee requested that staff schedule a representative from Alameda County 
Flood Control to attend the Committee meeting when the Storm Drain Master Plan is 
presented.
  
 
A motion was made by Member Quan, seconded by Chair Nadel, that this matter 
be *Received and Forwarded to the Concurrent Meeting of the Oakland 
Redevelopment Agency/City Council,   due back on March 16, 2004. The motion 
carried by the following vote:
  
 
Councilmember Aye:   Member Quan, Member Brooks, Chair Nadel and Member Chang  
 
 
 
  Open Forum (TOTAL TIME AVAILABLE: 15 MINUTES)  
  There were no speakers under Open Forum.  
 
  Adjournment  
 
There being no further business, and upon the motion duly made, the Oakland City 
Council Public Works Committee adjourned the meeting at 1:27 p.m.
  
 
*  
In the event of a quorum of the City Council participates on this Committee, the meeting is 
noticed as a Special Meeting of the City Council; however no final City Council action can be 
taken.
  
   
 
NOTE:  
Americans With Disabilities Act
If you need special assistance to participate in Oakland City Council and 
Committee meetings please contact the Office of the City Clerk.  When 
possible, please notify the City Clerk 48 hours prior to the meeting so we can 
make reasonable arrangements to ensure accessibility.  Also, in compliance 
with Oakland's policy for people with environmental illness or multiple chemical 
sensitivities, please refrain from wearing strongly scented products to meetings.
 
Office of the City Clerk
Phone:      (510) 238-7370
Fax:      (510) 238-6699
Recorded Agenda (510) 238-2386
Telecommunications Display Device:    (510) 839-6451